Proyectando el Turismo: Eventos, 5 aspectos a considerar

La seguridad sanitaria, los eventos virtuales e híbridos, el catering, el diseño de eventos y los presupuestos de eventos son 5 temas a los que los profesionales de eventos  deben prestar atención a medida que avanzamos hacia la ‘nueva normalidad”. La pandemia ha destrozado el rompecabezas que llevó décadas reconstruir, esparciendo las piezas por todas partes. Ahora hay que encontrar todas las piezas nuevamente y descubrir cómo encajan en la nueva normalidad de la industria de eventos. Aquí hay 5 cosas que debe comenzar a hacer ahora y estar listo para la recuperación.

1.- Seguridad sanitaria

La seguridad sanitaria, según la Organización Mundial de la Salud, se refiere a “las actividades necesarias, tanto proactivas como reactivas, para minimizar el peligro y el impacto de los eventos agudos de salud pública que ponen en peligro la salud de las personas a través de las regiones geográficas y las fronteras internacionales”.

“Cada reunión y evento debe tener un plan de seguridad sanitaria”, según el Dr. Jonathan Spero, director ejecutivo de InHouse Physicians, un proveedor de recursos de atención médica en el lugar y asesoramiento experto para organizadores de eventos y recintos. “La pandemia ha puesto de relieve la necesidad de seguridad sanitaria. Es vital para todas las organizaciones el deber básico de cuidar a los asistentes, pero va más allá al fomentar también la continuidad del negocio, impulsar el rendimiento y el compromiso y promover el bienestar ”.

2.- Virtual e híbrido

Las reuniones y eventos virtuales e híbridos son anteriores a la pandemia por mas de una década. Sin embargo, lo nuevo es nuestra actitud hacia ellos, nuestra comprensión de ellos y nuestra comprensión de que, de una forma u otra, están aquí para quedarse, junto con reuniones y eventos en presenciales.

La caja de herramientas de los profesionales de eventos en la nueva normalidad tendrá que incluir experiencia en torno a los tres tipos de eventos, distintos y diferentes como es cada uno. Se acabó para siempre la noción de que la transmisión en vivo de su evento en, digamos, Facebook, Instagram o Youtube, constituye un evento virtual o híbrido.

Ahora sabemos, categóricamente, que los eventos virtuales requieren su propio enfoque, planificación y diseño únicos. La capacidad de atención de los asistentes en línea es corta, por lo que el contenido debe dividirse y cortarse en “cubitos”  cosa de facilitar su consumo.

Los eventos híbridos implican dirigirse simultáneamente a dos audiencias distintas con diferentes expectativas, diferentes formas de consumir contenido; ¡no es una simple cuestión de replicar contenido en las dos plataformas! Hay detalles que deben tomarse en cuenta para el evento en línea, como por ejemplo una cámara que tome de manera frontal a quienes hagan preguntas o a las reacciones del público. Esto no sería necesario en un evento 100% en línea, pero es indispensable en un evento hibrido pues permite la integración de ambos públicos.

3.- Reconsidere el diseño de su reunión y evento

Una consecuencia de esto, por supuesto, es la necesidad de repensar el diseño de su reunión y evento. Esto es lo que dijo la directora de eventos deSITE (Society for Incentive Travel Excellence), Tahira Endean:

“La conferencia anual de SITE generalmente se trata de conexiones en persona, oportunidades de aprendizaje y descubrimiento de destinos. Este año tuvimos que descubrir cómo ofrecer redes, educación y descubrimiento de destinos a través de una plataforma virtual, teniendo en cuenta que las interacciones virtuales simplemente no son lo mismo que las conexiones en persona. Tuvimos que repensar y rediseñar nuestra conferencia global aceptando que lo que funciona en persona no necesariamente funciona de manera virtual. Averiguar cómo reacciona su audiencia habitual en persona al contenido virtual es ensayo y error. Implica mucha iteración y repetición. No espere hacerlo bien a la primera ”.

4.- Reconsidere su oferta de alimentos

Uno de los “pivotes” más impresionantes de la pandemia seguramente ha sido cuántos restaurantes han respondido desarrollando menúes para para pedir por teléfono o en línea, para ser recogidos en el restaurante o enviados por “delivery”, luego serán mostrados en Instagram como banquetes triunfantes los viernes y sábados por la noche.

Los organizadores de eventos han trabajado con los recintos para ofrecer ofertas similares, entregando kits de catering a los asistentes al evento para que los compañeros de trabajo puedan disfrutar juntos de la “hora feliz” en la llamada corporativa de Zoom. Esta es una forma de repensar su oferta de alimentos.

Cuando se reanuden los eventos cara a cara, las estaciones de buffet estarán fuera del menú por un tiempo y probablemente serán reemplazadas con cajitas de compartimientos u opciones de servicio individual. Cuando demos nuestros primeros pasos tentativos para regresar a las reuniones y eventos en persona, será necesario repensar aún más nuestra oferta de alimentos.

5.- Reconsidere los presupuestos de los eventos

Luego de un año de reuniones y eventos virtuales, esto es lo que se ha aprendido:

 1. Las plataformas virtuales estándar, listas para usar, son perfectamente adecuadas para reuniones “informativas” que solo requieren conocimientos y recursos básicos.

2. Las plataformas virtuales estándar, listas para usar, NO son adecuadas para reuniones “formativas” o “transformadoras” que requieren creatividad, amplios recursos y experiencia avanzada.

3. Las reuniones y eventos híbridos no se tratan simplemente de transmitir en vivo su evento en persona. Son producciones complejas, que involucran a 2 públicos distintos y una importante inversión de experiencia, tiempo y dinero.

Los presupuestos de eventos en la nueva normalidad deberán expandirse, no contraerse. Los eventos virtuales, cuando se realizan correctamente, comparten atributos y características con la producción de cine y televisión, y estos, como sabemos, no son baratos.

 Las reuniones híbridas también son caras, ya que combinan los costos de los formatos presenciales y virtuales. Al preparar el presupuesto de su reunión y evento para los próximos 12 meses, deberá tener todo eso en cuenta.

4. Los eventos híbridos (y los virtuales) amplían la posibilidad de asistencia a participantes que no tendrían oportunidad de ir a la versión presencial del evento, dado los costos que ellos implica (boleto, aéreo, alojamiento, comida, transporte y ahora las pruebas PCR para obtener el permiso de viaje)

Fuente: crokepark

Alberto Aristeguieta

Volver al boletín

Artículos relacionados

Deja un comentario